ከሚሠራው ከማቅረቢያ ሥርዓት ይልቅ ለስለስ ያለ ሥራ ቢሮ በጣም አስፈላጊ ነገሮች ናቸው። እርስዎ ፋይሎችን የሚደርሱበት እርስዎ ብቻ ይሁኑ ወይም ለሠራተኛ ቢያጋሩ ፣ እያንዳንዱ የሚፈልገውን እንዲያገኝ የመረጡት የማስገቢያ ሥርዓት መደራጀት አለበት። የማቅረቢያ ስርዓቱ ለመጠቀም አስቸጋሪ ከሆነ ፣ በፋይሎች ውስጥ እንዳያጡ በመፍራት በወረቀት ላይ ይሰቀላሉ ፣ እና በቅርቡ ጠረጴዛዎን የሚሸፍኑ የወረቀት ክምር ይኖሩዎታል።
ደረጃዎች
ደረጃ 1. በማቅረቢያ ስርዓት ላይ ይወስኑ።
ምንም ይሁን ምን ፣ ምክንያታዊ መሆን አለበት ፣ ስለዚህ እያንዳንዱ ወረቀት የት እንዳለ በትክክል ያውቃሉ። የእርስዎ አማራጮች የሚከተሉት ናቸው
- ፊደላት። አብዛኛዎቹ ፋይሎችዎ የደንበኞች ፣ የታካሚዎች ወይም የደንበኞች ስም በሚሆኑበት ጊዜ ይህ ስርዓት በጣም ጥሩ ነው።
- ርዕሰ ጉዳይ ወይም ምድብ -አብዛኛዎቹ የፋይል ስርዓቶች በርዕሰ -ጉዳይ ወይም በምድብ የተደራጁ ናቸው ፣ በትክክል ሲዋቀር በጥሩ ሁኔታ ይሠራል ፣ ግን በማይሆንበት ጊዜም በጣም ግራ የሚያጋባ ሊሆን ይችላል።
- ቁጥራዊ/የዘመን አቆጣጠር። ይህ በጣም ጥሩ የሚሆነው የእርስዎ ፋይሎች እንደ የግዢ ትዕዛዞች ወይም ደረሰኞች ያሉ በቁጥር የተያዙ ወይም ቀነ -ተኮር ነገሮችን ሲያካትቱ ነው።
ደረጃ 2. የፋይልዎን መሳቢያዎች በተንጠለጠሉ አቃፊዎች ይሙሉ።
የተንጠለጠሉበት አቃፊዎች ከመሣቢያዎ ውስጥ ለሚያስወግዷቸው የማኒላ ፖስታዎች የቦታ መያዣ ሆነው በመሥራት ፈጽሞ አይወገዱም።
ደረጃ 3. ወረቀቶችዎን በምድብ ወደ ክምር ደርድር።
አንድ ክምር ከአንድ ኢንች ወይም ከሁለት በላይ ቁመት ካገኘ ወደ ንዑስ ምድቦች ይከፋፍሉት። ክምር በጣም ቀጭን ከሆነ ከሌላ ክምር ጋር ያዋህዱት እና እንደገና ይሰይሙት። የተቆለሉት ስሞች እያንዳንዱ ወረቀት ወደየትኛው ክምር እንደሚገባ ለመወሰን ቀላል ማድረግ አለባቸው።
ደረጃ 4. እያንዳንዱን ክምር በማኒላ አቃፊ ውስጥ ያስቀምጡ እና በግልጽ ይሰይሙት።
ፋይሎቹን የበለጠ እንዲመስል ስለሚያደርግ ከመደናቀፍ ይልቅ በማዕከሉ ውስጥ ካሉ ትሮች ጋር አቃፊዎችን መጠቀም ጥሩ ነው።
ደረጃ 5. የማኒላ አቃፊዎችን ወደ ተንጠልጣይ አቃፊዎች ውስጥ ያስገቡ።
ለአብዛኛዎቹ ፋይሎች መደበኛ ተንጠልጣይ አቃፊዎች ይሰራሉ ፣ ግን ወፍራም ለሆኑ ፋይሎች ወይም ፋይሎች ወደ ንዑስ ምድቦች መከፋፈል የነበረብዎት የሳጥን ታች አቃፊዎችን ይጠቀሙ። እርስዎ የሚፈልጉትን አቃፊዎች ማዘዝ ይችላሉ ፣ ግን ብዙ ሰዎች በዚህ ጊዜ የፊደል ቅደም ተከተል ስርዓትን ይጠቀማሉ።
ደረጃ 6. እንደ ማኒላ አቃፊዎች ተመሳሳይ ስሞች ያሉት ተንጠልጣይ አቃፊዎችን ይሰይሙ።
የጎን ፋይል ካቢኔን እስካልተጠቀሙ ድረስ ሁሉንም የፕላስቲክ ትሮች በአቃፊው ግራ ላይ ያስቀምጡ። ከፊት ወደ ኋላ ሳይሆን መሳቢያውን ሲከፍቱ ከግራ ወደ ቀኝ ለሚሮጡ የጎን ፋይሎች ፣ ትሮቹን በቀኝ በኩል ያስቀምጡ።
ደረጃ 7. አሁን ባለው አቃፊ ውስጥ ባልሆነ ወረቀት እራስዎን ካገኙ በቀላሉ አቃፊ ማከል እንዲችሉ በፋይሎች አቅራቢያ የተንጠለጠሉ እና የማኒላ አቃፊዎችን አቅርቦት ያስቀምጡ።
በጣም ወፍራም ወይም በጣም ቀጭን የሆኑ አቃፊዎችን ያስወግዱ። እርስዎ እንደገና መመደብ እንዳለብዎ ከወሰኑ አቃፊዎችን እንደገና ማጋራት እና ወረቀቶችን እንደገና ማሰራጨት ይፈልጉ ይሆናል።
ደረጃ 8. በዓመቱ መጨረሻ ሁሉንም አቃፊዎች ያስወግዱ ፣ ተመሳሳይ የምድብ ስሞች ያላቸውን አዲስ የማኒላ አቃፊዎችን ይሰይሙ እና በፋይሎቹ ውስጥ ያስቀምጧቸው።
የሆነ ነገር ወደ የአሁኑ ፋይሎች መዘዋወር እንዳለበት ለማየት በአሮጌ አቃፊዎች ውስጥ ይሂዱ እና ቀሪውን በማህደርዎ ውስጥ ያስቀምጡ።
ጠቃሚ ምክሮች
ፋይሎችዎን ቀለም-ኮድ ለማድረግ ፣ የፋይል መሰየሚያዎችን ለማተም ወይም በሌላ መንገድ ፋይሎችዎን የበለጠ ማራኪ ለማድረግ ኮምፒተርዎን ይጠቀሙ ይሆናል። ሆኖም ፣ አንድ ነጠላ አቃፊ ማከልን የመሳሰሉ ለውጦችን ማድረግ ሲኖርብዎት ፣ ከትክክለኛው የቀለም አቃፊዎች ወጥተው ወይም የፋይል መሰየሚያ በእጅ መፃፍ ካለብዎ ደስተኛ አይደሉም። ነገሮችን ቀላል ማድረጉ ተመራጭ ነው።
ማስጠንቀቂያዎች
- እርስዎ ሊፈርዱት ለማይችሉት ልዩ ልዩ ክምር በጭራሽ አይፍጠሩ ፣ ምክንያቱም ሁሉም ነገር እዚያ ያበቃል።
- አንዴ የማቅረቢያ ስርዓት ካቋቋሙ በኋላ ፣ ከማመልከቻዎ ጋር መቀጠል አለብዎት። ከጠረጴዛዎ ላይ ወረቀቶችን ለመውሰድ እና ፋይል ለማድረግ በየቀኑ ጊዜ ይመድቡ። በፋይሎችዎ ላይ ጥልቅ የመመዝገቢያ ቅርጫት ለማዘጋጀት ፈተናውን ይቃወሙ ፣ ምክንያቱም እርስዎ ብቻ ይሙሉት ፣ እና እሱ ሌላ ፋይል ይሆናል።
