ከብዙ ደንበኞች ወይም ፕሮጄክቶች ጋር እንዲሰሩ የሚጠይቅዎት ንግድ ወይም ትምህርት ቤት ውስጥ ከሆኑ ፣ ትክክለኛ የማቅረቢያ ሥርዓት ወሳኝ ነው። ወረቀቶችን ለማስገባት ብዙ ዘዴዎች አሉ ፣ ግን በመጨረሻም የእርስዎ ስርዓት ፍላጎቶችዎን ማንፀባረቅ አለበት። ቀልጣፋ ስርዓትን ለማዘጋጀት በጣም ጥሩው መንገድ በድርጅት ላይ ብቻ ለመስራት ለሁለት ቀናት ማቆየት ነው።
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 3 - ለአዲስ ፋይል ስርዓት ማዘጋጀት
ደረጃ 1. ሁሉንም ቁሳቁሶችዎን ይሰብስቡ።
ትክክለኛውን ስርዓት ለማቀናበር ከመሞከርዎ በፊት ሁሉንም የወረቀት ስራዎን ማጠናቀር ያስፈልግዎታል። የወረቀት ሥራ ሊኖርዎት በሚችልባቸው ቦታዎች ሁሉ ይሂዱ እና ሁሉንም በአንድ ክምር ውስጥ ያስቀምጧቸው። ያለዎትን ሁሉንም ንቁ እና እንቅስቃሴ -አልባ ሥራን በትክክል ማካተት መቻልዎን ለማረጋገጥ ጊዜዎን ያሳልፉ።
- በወረቀትዎ ላይ ለመስራት የጠረጴዛ ቦታን በማፅዳት አስቀድመው ያቅዱ።
- የሌላ ሰው የወረቀት ሥራን ወደ አዲስ የማቅረቢያ ሥርዓት እያስተካከሉ ከሆነ ሁሉንም ሰነዶች ከአሁኑ ስርዓት ያስወግዱ። ሁሉንም ሰነዶች መያዝ እና ለአዲስ ስርዓት መዘጋጀት ለእርስዎ የተሻለ ይሆናል።
ደረጃ 2. በሁሉም ሰነዶች ውስጥ ይሂዱ።
ይህ የሂደቱ ከባድ ክፍል ነው ፣ ግን ደግሞ ተደራጅቶ ለመኖር ወሳኝ እርምጃ ነው። እንደ የባንክ መግለጫዎች ፣ የክሬዲት ካርድ ሂሳቦች እና የሞርጌጅ ክፍያዎች ባሉ ምን ላይ በመመስረት ሁሉንም ፋይሎች ለይ። አድካሚ መስሎ ሊታይ ይችላል ፣ ግን እርስዎ ምን እየሰሩ እንደሆነ ለማወቅ በእያንዳንዱ ክምርዎ ውስጥ በእያንዳንዱ ሰነድ ውስጥ ይሂዱ።
- እያንዳንዱን ወረቀት ማንበብ አያስፈልግዎትም ፣ ግን አጭር ቅሌት ይረዳዎታል።
- ልጥፍ-ማስታወሻዎች እርስዎ ጊዜ ማሳለፍ እንደሚፈልጉ የሚያውቋቸውን አስፈላጊ ወረቀቶች ለማመልከት ጥሩ ናቸው።
ደረጃ 3. ክምርን ያዘጋጁ።
በወረቀት ሥራዎ መደርደር ሲጀምሩ ፣ ተዛማጅ ወረቀቶችን አንድ ላይ ማድረጉ ጠቃሚ ይሆናል። ከ “ኒኬልባክ” ደንበኛ ጋር የሚዛመዱ ሁሉንም ወረቀቶች በአንድ ክምር ውስጥ ማስቀመጥ ይችላሉ። ሌላው ምሳሌ በወራት ላይ በመመስረት ሥራዎን መደርደር ነው።
- የዘመን ቅደም ተከተል ስሜት መኖሩ ለፍላጎት ፍላጎቶችዎ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል።
- በወረቀት ሥራ ላይ በመደርደር ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች ያዘጋጁ። ለየት ያሉ አስፈላጊ ወረቀቶችን ሲያዩ በየራሳቸው ክምር አናት ላይ ያስቀምጧቸው።
ደረጃ 4. እንደፈለጉት ይቀንሱ።
ሌላ መፍጠር የሚችሉት ክምር የቆሻሻ ክምር ነው። የወረቀት ሥራዎን ክምር መጣል አይጠበቅብዎትም ፣ ግን አስፈላጊ ያልሆኑ ወረቀቶችን ከሌሎቹ ክምርዎች መለየት አለብዎት። እንዲያውም የዘፈቀደ ወረቀቶች የሚሄዱበት ልዩ ልዩ ክምር ማዘጋጀት ይችላሉ።
አንዳንድ የወረቀት ሥራ እንደማያስፈልግዎት 100% እርግጠኛ ከሆኑ እና ወደ ሌላ ሰነድ አገናኝ አገናኝ መሳል ካልቻሉ ያስወግዷቸው። የሆነ ነገር ከመከተልዎ በፊት ማንኛውንም ነገር ለመጣል ከተፈቀዱ ከአለቆችዎ ጋር ያረጋግጡ።
ደረጃ 5. የማኒላ አቃፊዎችን ይጠቀሙ።
ርካሽ የማኒላ አቃፊዎችን በመጠቀም ነገሮችን ለራስዎ ቀላል ያድርጉ። ይህ ገንዘብዎን አይጎዳውም እና የሚፈልጉትን ማንኛውንም የማቅረቢያ ስርዓት እንዲፈጽሙ ያስችልዎታል። ከማንኛውም የቢሮ አቅርቦት መደብር የማኒላ አቃፊዎችን ጥቅል ማግኘት ይችላሉ።
ደረጃ 6. ክምርዎን ያስተላልፉ።
ለአቃፊዎችዎ እንደ መመሪያ ሆነው ለመስራት ቀደም ብለው ያቋቋሟቸውን ክምርዎች ይጠቀሙ። የእያንዳንዱ አቃፊ ይዘቶች እንዲሁ የተደራጁ መሆናቸውን ያረጋግጡ። በእያንዳንዱ ወረቀት አስፈላጊነት ወይም በጊዜ ቅደም ተከተል መሠረት የፋይሉን ይዘቶች ማደራጀት ይችላሉ።
- በፊደሉ ላይ ተመስርተው የፋይሉን ይዘቶች ከማዘጋጀት ይቆጠቡ። የፊደላት ድርጅት የፋይሎችን ቡድኖች ለማደራጀት የበለጠ በብቃት ይሠራል።
- አቃፊዎቹን በሚሞሉበት ጊዜ የማኒላ አቃፊዎችን ወደ ፋይል ካቢኔ ውስጥ ያስገቡ።
ዘዴ 2 ከ 3 - ለእርስዎ ተስማሚ ስርዓት መፍጠር
ደረጃ 1. የፊደል አጻጻፍ ስርዓት ይጠቀሙ።
የሰዎችን ፣ ደንበኞችን ፣ ደራሲዎችን ፣ የፊልሞችን ስም ፣ መጽሐፍትን ፣ ወዘተ የመሳሰሉትን ማምጣት ሲያስፈልግዎት የፊደል አጻጻፍ ስርዓት በደንብ ይሠራል ፣ እርስዎ በቀላሉ ለማውጣት ቃላትን እንዲጠቀሙ ከተደረገ ፣ የፊደል አጻጻፍ ስርዓት ብዙውን ጊዜ ለመጠቀም ቀላሉ ስርዓት ነው።
- ፋይሎችን ፋይል ለማድረግ እና ለማምጣት በጣም ጥሩው መንገድ እያንዳንዱን ፋይል በመሰየም ነው። የማኒላ አቃፊዎች የእርስዎን የማገገሚያ ሂደት ቀላል የሚያደርጉትን ፋይሎች ለመሰየም የተነደፈ ተጨማሪ ትር አላቸው።
- ደንበኞችን የሚይዙ ከሆነ ፣ በአያት ስም ፊደል መጻፍ የበለጠ ቀልጣፋ ነው።
- ብዙ ፋይሎች ካሉዎት ለማደራጀት እንዲረዳዎት የደብዳቤ ክፍሎችን መስራት ያስቡበት። ክፍልፋዮች ትልቅ እና በቀላሉ አንድ ፊደል ይይዛሉ። እንዲሁም ፊደሎቹን እንደ “A-D” ወይም “F-K” ባሉ ጥንድ መከፋፈል ይችላሉ።
ደረጃ 2. ወቅታዊ ትዕዛዝ ይጠቀሙ።
በተለያዩ ርዕሰ ጉዳዮች ውስጥ ሲሠሩ ወይም ሲያጠኑ ፣ የአንድ ርዕሰ ጉዳይ ወይም የርዕስ ትዕዛዝ መረጃን ለማምጣት በጣም ጠቃሚ መንገድ ሊሆን ይችላል። ለምሳሌ ፣ ሕግን ካጠኑ ፣ የውል ርዕሰ ጉዳዮች ፣ የሕገ መንግሥት ሕግ ፣ ተከራካሪዎች ፣ የአስተዳደር ሕግ ፣ ዓለም አቀፍ ሕግ ወዘተ ሊኖራቸው ይችላል።
- ወቅታዊ መረጃን ለማደራጀት በጣም ጥሩው መንገድ በክፍል ከፋዮች በኩል ነው። እንደ «የአስተዳደር ሕግ» ባሉ ይዘቶች ላይ ተመስርተው የክፍልዎን ከፋዮች ይሰይሙ።
- ብዙ የተለያዩ ርዕሶች ካሉዎት ይህ ስርዓት በተሻለ ሁኔታ ይሠራል። ካልሆነ ፣ አንድ ወይም ሁለት ከፋዮች እና ብዙ የተደራጀ ስርዓት ሳይኖርዎት ይቀራሉ።
ደረጃ 3. የቁጥር ፋይል ለማድረግ ይሞክሩ።
ይህ ዓይነቱ የማቅረቢያ ስርዓት ቀኖችን ወይም ቁጥሮችን ለያዙ ፋይሎች ተስማሚ ነው። ለምሳሌ ፣ የክፍያ መጠየቂያዎች ፣ ደረሰኞች ፣ የታዘዙ ክስተቶች ወዘተ ካለዎት ፣ የቁጥራዊ ስርዓቱ እንደገና ለመፈለግ ቀለል ያለ ስርዓት ሊያደርግ ይችላል። እንዲሁም ለዚህ አማራጭ ወር እና ዓመት መሰየምን ግምት ውስጥ ማስገባት ይችላሉ። እንደ የሕክምና ፋይሎች ፣ የሕግ ሰነዶች ፣ የፍርድ ቤት ጉዳዮች ፣ ወዘተ የመሳሰሉትን ወረቀቶች ቁጥሮችን ለሚጠቀም በአከባቢ ውስጥ ለሚሠሩ ፣ ቁጥር መስጠት ጠቃሚ የማገገሚያ ዘዴ ነው።
- ብዙ ቁጥሮችን ለመመልከት ምቹ ከሆኑ እና ከእነዚህ ቁጥሮች መረጃ ማምጣት ከቻሉ ይህንን ስርዓት ብቻ ይጠቀሙ።
- በማመልከቻዎቹ ትሮች ላይ ቁጥሮቹን ወይም ቀኖቹን ምልክት ያድርጉ እና በቁጥር ቁጥሩ ላይ በመመርኮዝ ያደራጁ። በ “1” ይጀምሩ እና የሚከተሉት ቁጥሮች እሴት ይጨምሩ።
- በወራት የሚያቀርቡ ከሆነ ፣ ከጥር ጀምሮ ይጀምሩ እና በቅደም ተከተል እስከ ታህሳስ ድረስ ይንቀሳቀሱ። ለእያንዳንዱ ወር በክፍል ከፋዮች ተጠቃሚ ይሆናሉ።
ደረጃ 4. የቀለም ኮድ ይጠቀሙ።
ይህ ለፈጠራ ማቅረቢያ በጣም ጥሩ እና በተለይም ጥሩ የእይታ ትዝታ ላላቸው ውጤታማ ነው። በቀለም ኮድ ላይ በመመርኮዝ የተለያዩ ርዕሰ ጉዳዮችን ለመጥቀስ ሊረዳ ይችላል። ለማመልከት ከላይ የተጠቀሱትን ማንኛውንም ቴክኒኮችን ቀለም መቀባት ይችላሉ። እንዲሁም የቀለም ኮዶችን ከሌላ ስርዓት ጋር በማጣመር የማደራጀት ስርዓቶችን ጥምረት መጠቀም ይችላሉ።
- በተቋቋመው የመሙላት ዘዴዎ ላይ ቀለምን ለማከል ቀላሉ መንገዶች አንዱ ማድመቂያዎችን በመጠቀም ነው። ከማንኛውም የቢሮ አቅርቦቶች መደብር የተለያዩ የማድመቂያ ጥቅሎችን መግዛት ይችላሉ።
- የቀለም ኮድ ለመተግበር ሌላኛው መንገድ የተለያዩ ባለቀለም አቃፊዎችን በመጠቀም ነው።
ደረጃ 5. የድግግሞሽ ስርዓትን ይጠቀሙ።
ይህ ሁል ጊዜ ለሚጠቀሙባቸው ዕቃዎች በደንብ ይሠራል ፣ ግን ራሱን የቻለ ስርዓት መሆን የለበትም። ሌላ ስርዓትን መመገብ ይፈልጋል ፣ ለምሳሌ የፊደል ቅደም ተከተል። በማቅረቢያ ቦታዎ ውስጥ በተደጋጋሚ ጥቅም ላይ የሚውለውን መረጃ በፍጥነት እንዲያገኝ ፣ ለምሳሌ በማቅረቢያ ካቢኔ መሳቢያ ፊት ለፊት።
ይህንን ስርዓት በመጠቀም ያልተደራጁ እንዳይሆኑ መጠንቀቅ ያስፈልግዎታል። በአሁኑ ጊዜ እየሰሩበት ያለውን ፕሮጀክት ከፊት ለፊት ማቆየት ፣ ሁልጊዜ ውጤታማ ድርጅት ዋስትና አይሰጥም።
ዘዴ 3 ከ 3 - የተደራጀ ስርዓት ማቆየት
ደረጃ 1. የወረቀት ስራዎችን ወዲያውኑ ፋይል ያድርጉ።
የእርስዎ ፋይል ስርዓት በብቃት መሥራቱን ለማረጋገጥ አንዱ መንገድ እርስዎ ሲያካሂዱ ወረቀት በማቅረብ ነው። የማስረከቢያ ወረቀቶችን ካቆሙ የማመልከቻ ስርዓቱ አይሰራም። ወረቀቶችን የማስገባት ልማድ ውስጥ መግባትም ምርታማነትዎን እና የስራ ፍሰትዎን ይረዳል።
ደረጃ 2. ቦታዎ እንደተዘመነ ያቆዩ።
በየሁለት ወሩ በማመልከቻ ስርዓትዎ ውስጥ ማለፍ እና አጭር መጥረጊያ ማድረግ አለብዎት። እንደ መጀመሪያው ድርጅት እንዳደረጉት ሁሉንም ወረቀቶችዎን መገምገም አይጠበቅብዎትም። ሁሉንም ፋይሎች ይፈትሹ እና ሁሉም ነገር የተደራጀ እና በትክክለኛው ቦታ ላይ መሆኑን ያረጋግጡ።
ከመጀመሪያዎቹ ወራት በኋላ እርስዎ የመረጡት ስርዓት ለእርስዎ እየሰራ ከሆነ እርስዎም ማንፀባረቅ ይችላሉ።
ደረጃ 3. ቦታዎን ያፅዱ።
በዓመት አንድ ጊዜ የሥራ ቦታዎን የበለጠ ጽዳት ማድረግ አለብዎት። በመደበኛነት የሚጠቀሙባቸው አንዳንድ ፋይሎች ሊኖሩዎት ይችላሉ ፣ ግን አሁን እርስዎ በሚጠቀሙባቸው ሌሎች ፋይሎች ውስጥ ማለፍ አለብዎት። አላስፈላጊ የሚጠቀሙባቸውን ፋይሎች ይክፈቱ እና አላስፈላጊ የወረቀት ስራ ካለ ለማየት በሁሉም ሰነዶችዎ ውስጥ ያንብቡ።
የአቧራ መከማቸትን ለማስወገድ ሁሉንም ፋይሎች ያውጡ እና የማጠራቀሚያውን ካቢኔን በእርጥብ ማጠቢያ ጨርቅ ያጥፉት።
ጠቃሚ ምክሮች
- እነዚህ መርሆዎች ለኮምፒተር ወይም ለሌላ የኤሌክትሮኒክስ ፋይል ቡድኖችም ሊተገበሩ ይችላሉ።
- በፊደል ቅደም ተከተል ላልተቀመጡ ፋይሎች መረጃ ጠቋሚ ይጠቀሙ። በየትኛውም መንገድ ፋይሎችዎን በፍጥነት ማግኘት እንዲችሉ ይህ በፊደል ቅደም ተከተል መዘጋጀት አለበት። ይህንን መረጃ ጠቋሚ በፋይሉ ፊት ላይ ያድርጉት።
- በወረቀት ክምርዎ ውስጥ በማጣራት እና በመደርደር ይጀምሩ እና በምድቦች እና ከዚያም ንዑስ ምድቦችን ለመደርደር የድህረ-ማስታወሻዎችን ይጠቀሙ።
- ከሌላ ቦታ ጋር በጥሩ ሁኔታ የማይስማሙ ዕቃዎች ልዩ ልዩ ፋይል መኖሩ ጠቃሚ ነው።
