የወረቀት ፋይሎች በተለይም በጠረጴዛዎ ላይ ሲከማቹ ህመም ሊሆን ይችላል። በተባዙ ወረቀቶችዎ እና ደረሰኞችዎ ላይ የተሻለ እጀታ ለማግኘት ፣ ያልተበከሉ ሰነዶቻችሁን ሁሉ ለመደርደር ይሞክሩ። በመቀጠል ፋይሎችዎን ወደ ተለያዩ አቃፊዎች ለመደርደር የማጣሪያ ካቢኔ ወይም መሳቢያ ይጠቀሙ። የቢሮዎን ብጥብጥ ሙሉ በሙሉ ለማስወገድ ከፈለጉ ሰነዶችዎን ወደ ኮምፒተር ፣ ዊኪ ወይም ሌላ በደመና ላይ የተመሠረተ ስርዓት መስቀል ይችላሉ። በመሠረታዊ ዕቅድ ላይ ፣ በቢሮ ቦታዎ ውስጥ ብዙ ዓይነት ፋይሎችን በተሻለ ሁኔታ ማቀናበር ይችላሉ!
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 3 - በሰነዶችዎ በኩል ማጣራት
ደረጃ 1. አሁንም ከሚጠቀሙባቸው ሰዎች መመዝገብ የሚያስፈልጋቸው የተለዩ ሰነዶች።
ወረቀቶችዎን ማደራጀት ሲጀምሩ ፣ ለመልቀቅ ዝግጁ ለሆኑት እና በጠረጴዛዎ ላይ ለመቆየት ለሚፈልጉ የተለየ ክምር ያድርጉ። ሰነዶችዎ ከመጀመሪያው መደርደር እና ከማቅረቡ ሂደት በኋላ እንኳን ተደራጅተው እንዲቆዩ ለጠረጴዛዎ ባለ 2-ማስገቢያ የወረቀት አደራጅ ያግኙ። በ 1 ማስገቢያ ውስጥ የሚጠቀሙባቸውን ሰነዶች እና በሌላ ውስጥ ለማስገባት ዝግጁ የሆኑትን ይያዙ።
ደረጃ 2. የወረቀት ስራዎን ለማስገባት በየሳምንቱ አንድ ቀን ይምረጡ።
የአዳዲስ ሰነዶች ቅርጫቶችዎ ከቁጥጥር ውጭ እንዲሆኑ አይፍቀዱ; በምትኩ ፣ ፋይሎችዎን ለመደርደር እና ለማደራጀት አንድ ወይም 2 ቀን መድብ። በስራ ቦታዎ ውስጥ ብዙ ደረሰኞችን እና ሰነዶችን ካልተያዙ ፣ ሥራውን ለማከናወን 1 ቀን ብቻ ሊፈልጉ ይችላሉ። ሆኖም ፣ ሥራዎ ብዙ የወረቀት ሥራን የሚያካትት ከሆነ ፣ ባልተደራጁ ሰነዶችዎ ውስጥ ለመደርደር 2-3 ቀናት መመደብ ይፈልጉ ይሆናል።
በየሳምንቱ የእርስዎን ፋይሎች መደርደር የድርጅቱን ሂደት የበለጠ ለማስተዳደር ያደርገዋል።
ደረጃ 3. የተዝረከረከ እንዳይሆን ሁሉንም ፋይሎችዎን በሚጣሉ ቀኖች ምልክት ያድርጉባቸው።
ማንኛውንም አዲስ ሰነዶች ከማስገባትዎ በፊት የእያንዳንዱን ፋይል ቀን እና ይዘቶች በጥንቃቄ ይመርምሩ። ሰነዱ በሂደት ላይ ያለ ፕሮጀክት ወይም ሌላ ጉዳይ የሚመለከት ከሆነ በፋይሉ አናት ላይ “በሂደት ላይ” የሚለውን ይፃፉ። ወረቀቱ ስለተጠናቀቀው ፕሮጀክት ከተወያየ ፣ ፋይሉን “ተጠናቀቀ” የሚል ምልክት ያድርጉበት። በተጨማሪም ፣ ፋይሉ ከአሁን በኋላ አስፈላጊ በማይሆንበት ጊዜ ላይ ምልክት ያድርጉ ፣ እና ሰነዱ ሊቆራረጥ ወይም እንደገና ጥቅም ላይ ሊውል ይችላል።
በፋይሎች ላይ በፍጥነት እየቃኙ ከሆነ ፣ እነዚህ ማስታወሻዎች ትክክለኛውን ፋይል በበለጠ በብቃት እንዲያገኙ ሊያግዙዎት ይችላሉ።
ደረጃ 4. ማንኛውንም ከማይመለከታቸው ሰነዶች ከማቅረባቸው ይልቅ እንደገና ጥቅም ላይ ያውሉ።
እያንዳንዱ ፋይል በማመልከቻ ካቢኔዎ ወይም በመሳቢያዎ ውስጥ ቦታ ይገባዋል ብለው አያስቡ። በምትኩ ፣ እንደገና ጥቅም ላይ በሚውሉበት ማጠራቀሚያዎ ውስጥ ማንኛውንም አላስፈላጊ ሰነዶችን ያስቀምጡ። ፋይሎችዎ ማንኛውንም የግል መረጃ ከያዙ ሰነዶቹን እንደገና ጥቅም ላይ ከማዋል ይልቅ ይከርክሟቸው።
ማንኛውንም የፋይናንስ እና የመለያ መረጃ ፣ የማኅበራዊ ዋስትና ቁጥርዎን ወይም ሌሎች ሚስጥራዊነት ያላቸው ዝርዝሮችን ያቋርጡ።
ዘዴ 2 ከ 3 - የመደርደር ስርዓት መምረጥ
ደረጃ 1. ለፋይሎችዎ አካላዊ ማከማቻ ቦታ ይምረጡ።
የሥራ ቦታዎን አቀማመጥ ይመርምሩ ፣ እና የትኛው የማቅረቢያ ስርዓት በተሻለ ሁኔታ እንደሚሰራ ያስቡ። ቢሮ ካለዎት ፣ ትልቅ የማስገቢያ ካቢኔ ጥሩ አማራጭ ሊሆን ይችላል። ሆኖም ፣ አነስ ያለ የሥራ ቦታ ካለዎት ፣ ከዚያ የማስገቢያ መሳቢያ ወይም ማስቀመጫ በሎጂስቲክስ የበለጠ ትርጉም ሊኖረው ይችላል።
- አዲስ የማከማቻ ስርዓት ሲገዙ ከዋጋ ይልቅ ለጥራት ቅድሚያ ለመስጠት ይሞክሩ።
- የማመልከቻ ስርዓትዎ ምንም ይሁን ምን ፣ ሚስጥራዊ ሰነዶችን ደህንነቱ በተጠበቀ አቃፊ ውስጥ ማስቀመጥዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 2. ፋይሎችዎ ጊዜ-ተኮር ከሆኑ ወረቀቶችዎን በቀን ያዘጋጁ።
ለንግድዎ ወይም ለቢሮ ቦታዎ የበለጠ ትርጉም ያለው የድርጅታዊ ስርዓት ይምረጡ። ሥራዎ በግዜ ገደቦች ላይ ያተኮረ ከሆነ ፣ ከፊት ለፊት ካለው የቅርብ ጊዜ ቀን ጋር አቃፊዎችዎን ለማዘዝ ይሞክሩ። ቀኖቹ ሲያልፉ ፣ አዲስ አቃፊዎችን እና ፋይሎችን በማቅረቢያ ካቢኔ ወይም በመሳቢያ ፊት ላይ ማከልዎን ይቀጥሉ።
- ለምሳሌ ለቀናት ፣ ለሳምንታት ወይም ለወራት የተለየ ፋይል ሊኖርዎት ይችላል።
- ለምሳሌ ፣ እንደ የግብር አማካሪ ከሠሩ ፣ የደንበኞችዎን ሰነዶች በቀን ማስገባት አስፈላጊ ነው።
- ይህ ስርዓት ጊዜን በሚነኩ ቁሳቁሶች ለሚሠሩ ግለሰቦች በደንብ ይሠራል።
ደረጃ 3. የዘመን አቆጣጠር ፋይሎችን ካስተናገዱ በቀን መቁጠሪያ ላይ የተመሠረተ የመደርደር ሥርዓት ይንደፉ።
በቢሮ ቦታዎ ውስጥ ብዙ ፋይሎችን የሚይዙ ከሆነ ፣ በካቢኔዎችዎ እና በመሳቢያዎችዎ ውስጥ “መዥገር” የማስገባት ስርዓት ለማከል ይሞክሩ። ከቀን መቁጠሪያ ጋር በሚመሳሰል መልኩ የ “መዥገር” ስርዓቱ እያንዳንዱን ወር ለመወከል 12 ትልልቅ አቃፊዎችን ይጠቀማል ፣ 28-31 ንዑስ አቃፊዎች ለእያንዳንዱ ትልቅ አቃፊ ለእያንዳንዱ የወሩ ቀን አብሮ ይመጣል። ቀን-ተኮር ሥራ ካለዎት ይህንን ዘዴ ለመጠቀም ይሞክሩ።
- ለምሳሌ ፣ ለኤክስፖርት ኩባንያ ከሠሩ ፣ ከአጠቃላይ ምድብ ይልቅ ፋይሎችዎን በወር እና በቀን መደርደር ቀላል ሊሆን ይችላል።
- ይህ ስርዓት ከቀለም-ኮድ በተቃራኒ ኮንክሪት ፣ የቁጥር አደረጃጀት ለሚመርጡ ግለሰቦች የተሻለ ነው።
ደረጃ 4. ወረቀቶችዎን መመደብ ከፈለጉ ፋይሎችዎን በርዕስ ደርድር።
ለአቃፊዎችዎ የተለያዩ ምድቦችን ይምረጡ ፣ ከዚያ በተዛማጅነት ያዝ orderቸው። የማጣሪያ ካቢኔዎን ወይም መሳቢያዎን ሲያደራጁ ፣ አቃፊዎቹን ከፊት ለፊት በጣም አስፈላጊ እና አስፈላጊነትን ያስቀምጡ። አስፈላጊ የሆኑ ሰነዶችን በቀላሉ ማግኘት እንዲችሉ በዚህ ግምት ውስጥ ፋይሎችዎን መደርደርዎን ይቀጥሉ።
ለምሳሌ ፣ ለድርጅት የፋይናንስ አማካሪ ከሆኑ ፣ እንደ “ኢንቨስትመንቶች” ፣ “የደመወዝ ክፍያ” እና “ግብሮች” ባሉ ሰነዶችዎ አስፈላጊነት እና ተዛማጅነት መደርደር የበለጠ ምክንያታዊ ይሆናል።
ደረጃ 5. ለፋይሎችዎ ሰፊ የምድብ ስሞችን ይምረጡ።
ለአቃፊዎችዎ ረጅም ፣ ከመጠን በላይ የተወሰኑ መለያዎችን አይጠቀሙ። ይልቁንም ፣ በኋላ ላይ አዲስ ፋይሎችን ለመደርደር አስቸጋሪ ጊዜ እንዳይኖርዎት ፣ አጠቃላይ ፣ አካታች መለያዎችን ለመምረጥ ይሞክሩ። የበለጠ የተወሰነ የማቅረቢያ ስርዓት መፍጠር ከፈለጉ ፣ ወደ ትልቅ እና የበለጠ አጠቃላይ ፋይል ስርዓትዎ ንዑስ አቃፊዎችን ለማከል ይሞክሩ።
ለምሳሌ ፣ “የወጪ ሪፖርቶች ለኤፕሪል 3” በጣም ልዩ ስለሆነ ለአጠቃላይ አቃፊ ጥሩ ምድብ አይሆንም። በምትኩ ፣ አቃፊውን “የወጪ ሪፖርቶች” ብለው ይሰይሙት ፣ ይህም በጣም ክፍት ነው።
ጠቃሚ ምክር
መለያ ሰሪዎች ፋይሎችዎን ለመመደብ ቀላል እና ቀልጣፋ መንገድ ናቸው።
ደረጃ 6. በእይታ የሚስብ ስርዓት ለመፍጠር ሰነዶችዎን ቀለም-ኮድ ያድርጉ።
በተለያዩ ባለብዙ ቀለም የፋይል አቃፊዎች እና መለያዎች ውስጥ ኢንቨስት ያድርጉ። በመቀጠል ፣ የተለያዩ የፋይል ምድቦችን ለተለየ አቃፊ እና የመለያ ቀለሞች ይመድቡ ፣ ስለዚህ የማመልከቻ ስርዓትዎ ወጥነት እንዲኖረው ማድረግ ይችላሉ። የተለያዩ ፋይሎችን በፍጥነት እና በብቃት ማግኘት እንዲችሉ በመያዣ ካቢኔዎችዎ እና በመሳቢያዎ ውስጥ ተመሳሳይ ቀለሞችን እና ምድቦችን ለመጠቀም ይሞክሩ።
- ለምሳሌ ፣ የኢሜል ደብዳቤ ፣ ቢጫ አቃፊዎችዎን ከግብር ጋር ለተያያዙ ቅጾች ፣ እና ለደመወዝ ክፍያ አረንጓዴ አቃፊዎችን ይለጥፉ።
- ለማስታወስ ቀላል የሆኑ የቀለም መርሃግብሮችን እና መለያዎችን ለመጠቀም ይሞክሩ። ለምሳሌ ፣ አረንጓዴው ብዙውን ጊዜ ከገንዘብ ጋር የተቆራኘ ስለሆነ አረንጓዴ ለገንዘብ ቅርጾች ታላቅ የቀለም መለያ ሊሆን ይችላል።
- ይህ ስርዓት ለእይታ ተማሪዎች ምርጥ ነው።
ዘዴ 3 ከ 3 - ዲጂታል አቀራረብን መውሰድ
ደረጃ 1. የወረቀት ፋይሎችዎን በዲጂታል መልክ ለማከማቸት ይቃኙ።
ወደ ካቢኔዎ ወይም መሳቢያዎ አዲስ ፋይል ባከሉ ቁጥር የፋይሉን ዲጂታል ስሪት ወደ ኮምፒተርዎ ለመስቀል ስካነር ይጠቀሙ። ፋይልን በፍጥነት መድረስ ከፈለጉ ፣ ብዙ አቃፊዎችን ከማለፍ ይልቅ በዴስክቶፕ ኮምፒተርዎ ላይ ለመፈለግ በጣም ፈጣን እና ቀላል ጊዜ ይኖርዎታል። የእርስዎ አጠቃላይ ፋይል ስርዓት በወረቀት ላይ የተመሠረተ ከሆነ ዲጂታል ምትኬ ለመፍጠር ፋይሎችዎን ይቃኙ እና ይስቀሉ።
- ዲጂታል ፋይል ስርዓት ከሌለዎት አይጨነቁ! ልክ በአንድ ጊዜ ፋይሎችዎን 1 አቃፊ ይቃኙ እና ይስቀሉ።
- እንዲሁም የተወሰኑ የስልክ መተግበሪያዎችን በመጠቀም ፋይሎችን መቃኘት ይችላሉ።
ደረጃ 2. ለሁሉም ፋይሎችዎ ወጥነት ያላቸውን ስሞች ይምረጡ።
ለመፈለግ እና ለመድረስ ቀላል ለሆኑት ለዲጂታል ሰነዶችዎ መለያዎችን ይምረጡ። በሐሳብ ደረጃ ፣ እነዚህ ፋይሎች እንደ ቀን ወይም የአባት ስም ያሉ ወጥነት እንዲኖራቸው ለማድረግ ይሞክሩ ፣ ምክንያቱም ይህ ለመደርደር ቀላል ያደርጋቸዋል። አስፈላጊ ከሆነ በፋይሎችዎ አርዕስቶች ውስጥ ማንኛውንም ተዛማጅ ቦታዎችን ፣ የውሂብ ስብስቦችን ወይም የስሪት ቁጥሮችን ያካትቱ።
- ኮምፒውተሮች በትክክል ማስኬድ ስለማይችሉ በፋይል ርዕሶችዎ ውስጥ ማንኛውንም ልዩ ቁምፊዎችን አይጠቀሙ።
- ለምሳሌ እንደ ህዳር 24 ቀን 2003 አንድ የተወሰነ ቀን ሲያመለክቱ ሰነድዎን እንደ 20031124 ምልክት ያድርጉበት።
ደረጃ 3. ዲጂታል ፋይሎችዎን በአቃፊዎች እና በንዑስ አቃፊዎች ደርድር።
ከማቅረቢያ ካቢኔ ጋር ተመሳሳይ ፣ የተቃኙ ሰነዶችን ለማከማቸት እና ለማቀናጀት የተለያዩ ዲጂታል አቃፊዎችን ይጠቀሙ። በእርስዎ ዴስክቶፕ ላይ ፣ ከተጫኑት ፋይሎችዎ ጋር የሚዛመዱ በርካታ አቃፊዎችን ይፍጠሩ እና ይሰይሙ። የበለጠ የተወሰኑ ምድቦችን ለመጠቀም ከፈለጉ በእያንዳንዱ ትልቅ አቃፊ ውስጥ ብዙ ንዑስ አቃፊዎችን ይፍጠሩ። ለእርስዎ ተስማሚ የሆነ ስርዓት እስኪያገኙ ድረስ በዲጂታል አቃፊዎችዎ ውስጥ መስራቱን ይቀጥሉ!
ለምሳሌ ፣ “ግብሮች” የሚባል አቃፊ ካለዎት ለተለያዩ ዓመታት በርካታ ንዑስ አቃፊዎችን መፍጠር ይችላሉ።
ደረጃ 4. ብዙ ሰዎች እንዲደርሱባቸው ሰነዶችዎን ወደ ዊኪ ይስቀሉ።
የሥራ ቦታዎ የበለጠ ተባባሪ ከሆነ የሥራ ባልደረቦችዎ እና የበላይ ኃላፊዎችዎ ሊደርሱበት የሚችሉትን የመስመር ላይ ዊኪ ይፍጠሩ። ወደ ዊኪው ከገቡ በኋላ “የመጫኛ ፋይል” ቁልፍን ለመድረስ “የመሳሪያ ሣጥን” ክፍሉን ይጠቀሙ። በዚህ ባህሪ ፣ አዲስ የተሰቀለውን ሰነድዎን አሁን ማየት እና መድረስ ከሚችሉ የተለያዩ ሰዎች ጋር ማገናኘት ይችላሉ።
ማንም ሰው በዊኪ ላይ ፋይሎችን ማርትዕ እንደሚችል ያስታውሱ።
ደረጃ 5. በጉዞ ላይ ሰነዶችን ፋይል ለማድረግ በደመና ላይ የተመሠረተ ሶፍትዌር ይጠቀሙ።
በኮምፒተር እና በተንቀሳቃሽ መሣሪያዎች ላይ የሚሠራ አንድ መተግበሪያ ወይም ሌላ ዲጂታል አገልግሎት ያውርዱ። ፋይሎችዎን በ 1 ቦታ ለማቆየት ፣ በደመና ላይ በተመሰረተ ሶፍትዌር ውስጥ እንዲቀመጡ የፋይሎችዎን ሥዕሎች ለመስቀል ይህንን አገልግሎት ይጠቀሙ። አንዳንድ ሶፍትዌሮች ነፃ ቢሆኑም ፣ ተጨማሪ ማከማቻ ለማግኘት መክፈል ሊኖርብዎት ይችላል።
