በተለይም ብዙ ፋይሎች እና ሰነዶች ካሉዎት የቢሮ ፋይሎችን ማደራጀት ከባድ ሥራ ሊሆን ይችላል ፣ ግን ህመም የሚያስከትል ሂደት መሆን አያስፈልገውም። አስቀድመው ማቀድ እና በፋይል ስርዓት ላይ መወሰን ፋይሎችዎን ከንግድዎ ጋር እንዲስማሙ እና አስፈላጊ ሰነዶችን በበለጠ በብቃት እንዲያገኙ ይረዳዎታል። አንዴ ፋይሎችዎ በጥሩ ሁኔታ ከተያዙ በኋላ ፋይሎችዎን በዚህ መንገድ ለማቆየት ወጥነት ባለው ስርዓት ላይ መቆየት ያስፈልግዎታል።
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 3 - ስርዓት መዘርጋት
ደረጃ 1. የፋይል ምድቦችን ይፍጠሩ።
ፋይሎችዎን ለማደራጀት ከፈለጉ መጀመሪያ ማድረግ ያለብዎት እርስዎ ለመደርደር የትኞቹን ዋና ምድቦች እንደሚጠቀሙ መወሰን ነው። የተለያዩ የቢሮ ዓይነቶች የተለያዩ ዓይነቶች ምድቦች ይኖራቸዋል ፣ ግን አጠቃላይ ስርዓቱ አንድ ነው። ፋይሎችዎን ትርጉም ባለው መንገድ የሚለይበትን ስርዓት ማወቅ ያስፈልግዎታል።
ለምሳሌ ፣ በሕግ ቢሮ ውስጥ ከሠሩ እና የደንበኛ ፋይሎችን ማደራጀት ከፈለጉ በአጠቃላይ የጉዳይ ዓይነቶች መደርደር ይችላሉ - ሙግት ፣ የሙከራ ጊዜ ፣ የድርጅት ፣ የአስተዳደር እና ሌሎች።
ደረጃ 2. ንዑስ ምድቦችን ያዘጋጁ።
በእያንዳንዱ ነጠላ ምድብ ውስጥ የንዑስ ምድቦችን ዝርዝር በማዘጋጀት የበለጠ ዝርዝር ማግኘት ይችላሉ። ማመልከት ያለበት ማንኛውም የግለሰብ ወረቀት በሁለት ቃላት ሊገለፅ ይችላል - አጠቃላይ ምድብ እና ከዚያም ንዑስ ምድብ።
ለምሳሌ ፣ ለገንዘብ ነክ ጉዳዮች የማመልከቻ ስርዓት ካዘጋጁ ፣ አጠቃላይ “የወጪ ክፍያዎች” ምድብ ሊኖርዎት ይችላል ፣ እና ከዚያ የአቅራቢዎች ፣ አቅራቢዎች ፣ አገልግሎቶች ፣ ባለሙያዎች እና የአስተዳደር ወጪዎች ንዑስ ምድቦችን ያዋቅሩ።
ደረጃ 3. የቀለም ኮድ ስርዓት ይጠቀሙ።
ይህ ቀላል ይመስላል ፣ ግን ለፈጣን መዳረሻ ፋይሎችዎን ለማደራጀት በጣም ውጤታማ መንገድ ሊሆን ይችላል። በማመልከቻ ስርዓትዎ ውስጥ ምን ያህል የተለያዩ ምድቦች እንደሚኖሩዎት ይወስኑ ፣ ከዚያ ያንን ብዙ የተለያዩ ቀለም ያላቸው አቃፊዎችን ይጠቀሙ።
ሙሉ በሙሉ ቀለም ያላቸው አቃፊዎችን ከመጠቀም ይልቅ መደበኛ የማኒላ አቃፊዎችን መጠቀም እና ባለቀለም ተለጣፊዎችን ማግኘት ይችላሉ። ከዚያ በላይኛው ትር ፣ በአቃፊው ጠርዝ ላይ ፣ ወይም ለሁለቱም ታይነት ተለጣፊዎችን መለጠፍ ይችላሉ።
ደረጃ 4. ፋይሎቹን ይሰይሙ።
አሁን በቢሮዎ ውስጥ ያለው እያንዳንዱ ፋይል ግልፅ የሆነ ቦታ አለው። የት እንደሚገኝ እንዲያውቁ በእያንዳንዱ አቃፊ ትር ላይ መለያውን በግልጽ እና በንፅህና መጻፍ አለብዎት። በእያንዳንዱ ግለሰብ አቃፊ ላይ ያለው ስያሜ በአጠቃላይ ምድብ መጀመር እና ከዚያ በኋላ በተወሰነው ንዑስ ምድብ መከተል አለበት። ለምሳሌ ፣ ለእርስዎ ሻጮች የክፍያ መዝገቦችን የያዘ አቃፊ “የወጪ ክፍያዎች / ሻጮች” የሚል መለያ ይኖረዋል።
- በእያንዳንዱ ፋይል ላይ ያሉት መሰየሚያዎች በተቻለ መጠን በንጽህና እና በቋሚነት መታተም አለባቸው። መለያዎችን ለመቅረጽ የሚያስችሉዎትን የሶፍትዌር ጥቅሎችን በቀላሉ መግዛት ይችላሉ ፣ ስለዚህ ኮምፒተርዎን በመጠቀም መተየብ እና ማተም ይችላሉ።
- መለያዎችዎን በኮምፒተርዎ ካተሙ ፣ ወጥነት ያለው የቅርጸ -ቁምፊ መጠን እና ዘይቤ መጠቀም አለብዎት። በእጅ የሚታተሙ ከሆነ ፣ ወጥነት እና በተቻለ መጠን ንፁህ ለመሆን መሞከር አለብዎት።
ደረጃ 5. ፋይሎቹን በፊደል ቅደም ተከተል ደርድር።
የማመልከቻ ስርዓትዎ ሲቋቋም እና ሁሉንም አቃፊዎችዎን ሲፈጥሩ ፣ ከዚያ በቅደም ተከተል ያስቀምጡ። አጠቃላይ አቃፊዎችን በፊደል ቅደም ተከተል መደርደር አለብዎት። በእያንዳንዱ አጠቃላይ አቃፊ ውስጥ ንዑስ ምድቦች ሁሉም በፊደል ቅደም ተከተል መደርደር አለባቸው።
በርዕስ መለያ ሳይሆን አንዳንድ መረጃዎችን በቀን ለመደርደር መምረጥ ይችላሉ። እንደዚያ ከሆነ ፣ ከፊት ለፊት ካሉ አዳዲስ ዕቃዎች ጋር ፋይሎችዎን መደርደር እና ወደ አሮጌው ፣ ወይም በተቃራኒው መሄድ የበለጠ ምክንያታዊ ከሆነ ለራስዎ መወሰን ያስፈልግዎታል።
ደረጃ 6. በእያንዳንዱ የማጣሪያ መሳቢያ ውስጥ ብዙ ሴንቲሜትር ቦታ ይተው።
የእርስዎን ፋይል ስርዓት ሲመሰርቱ ፣ ፋይሎቹ እንዲያድጉ ቦታ መተው አለብዎት። ጊዜ እያለፈ ሲሄድ ፣ ወደ እያንዳንዱ አቃፊ የሚያክሏቸው ተጨማሪ ወረቀቶች እንደሚቀበሉ ጥርጥር የለውም። ፋይሎችዎ እንዲሰፉ ቦታ ይተው። ያለበለዚያ ቦታን ለማግኘት መላውን ክፍሎች ወይም የፋይል መሳቢያዎችን ማንቀሳቀስ በኋላ ላይ ከባድ ሥራ ይኖርዎታል።
ዘዴ 2 ከ 3 - ያልተዛቡ ፋይሎችን መደርደር
ደረጃ 1. ማስገባት የሚያስፈልጋቸውን ቁሳቁሶች ሁሉ ይሰብስቡ።
ባልተደራጁ እና በተዘበራረቁ ወረቀቶች ስብስብ ከጀመሩ ፣ ወረቀቶቹን አንድ ላይ በመሳብ መጀመር ያስፈልግዎታል። የሥራ ቦታ ይፈልጉ እና ሁሉንም ነገር በአንድ ክምር ውስጥ ይሰብስቡ። ከዚያ በማደራጀት ላይ መሥራት ይችላሉ።
ደረጃ 2. ለድርጊት እና ለ “ፋይል” ወረቀቶችን በሁለት ቡድን ይለያዩ።
”እንደ መጀመሪያ እርምጃ ፣ ወዲያውኑ እርምጃ ለሚፈልግ ሁሉ አቃፊ ወይም ክምር ማድረግ አለብዎት። እነዚህ ወረቀቶች መቅረብ የለባቸውም ፣ ወይም መደረግ ያለበትን ሥራ መሥራቱን ላያስታውሱ ይችላሉ። በቅርቡ መፍትሄ ለማግኘት ይህንን “የድርጊት” አቃፊን ወደ ጎን ያዘጋጁ። ከዚያ ቀሪዎቹን ወረቀቶች በማቅረብ ይቀጥሉ።
የ “እርምጃ” ፋይልን ያደራጁ። እርስዎ ወዲያውኑ መስራት ያለባቸው ወረቀቶች እርስዎ በሚፈልጉት ሥራ ላይ በመመርኮዝ ወደ ትናንሽ ቡድኖች መደርደር አለባቸው። ለምሳሌ እንደ ጥሪ ፣ መጻፍ ፣ ማድረስ እና መክፈል ያሉ እንደዚህ ያሉ ንዑስ ምድቦችን ያዘጋጁ።
የኤክስፐርት ምክር
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
ደረጃ 3. እያንዳንዱን ወረቀት አንድ ጊዜ ያንሱ።
እርስዎ በሚያስገቡት ልቅ ወረቀቶች ውስጥ ሲለዩ ፣ ሲገመግሙ ስለእያንዳንዳቸው ውሳኔዎችን ያድርጉ። ወረቀቱን ያንሱ ፣ በላዩ ላይ ያንብቡት ፣ በማመልከቻ ስርዓትዎ ውስጥ የትኛው ምድብ እና ንዑስ ምድብ እንደሆነ ይወስኑ እና ከዚያ ያስቀምጡት። በዚህ መንገድ መሥራት በማመልከቻዎ ውስጥ ወጥነት እንዲኖርዎት ይረዳዎታል እና እያንዳንዱን ንጥል አንድ ጊዜ ብቻ በመያዝ ጊዜን ለመቆጠብ ይረዳዎታል።
እያንዳንዱን ንጥል በሚገመግሙበት ጊዜ ፣ እሱን ማቆየት ያስፈልግዎት እንደሆነ መወሰን አለብዎት። ወረቀቱ ቀድሞውኑ የተስተናገደበት እና እንደ መዝገብ ሆኖ መያዝ ያለብዎት ነገር ከሆነ ፣ ከማስገባት ይልቅ እሱን መጣል ያስቡበት።
ደረጃ 4. እያንዳንዱን ንጥል ይክፈቱ።
እርስዎ ያሏቸው አብዛኛዎቹ ወረቀቶች ምናልባት በደብዳቤ የመጡ እና ምናልባት በኤንቬሎፕ ውስጥ እና ተጣጥፈው ሊሆኑ ይችላሉ። ወረቀቶቹን ከፖስታዎቻቸው ውስጥ ያስወግዱ ፣ ጠፍጣፋ ይክፈቱ እና ከዚያ ፋይል ያድርጉ። እያንዳንዱን ወረቀት በዚህ መንገድ መሙላት የታጠፉ ወረቀቶች በሚቆለሉበት ቦታ ሳይበታተኑ አቃፊዎችዎ በፋይሉ መሳቢያ ውስጥ ወጥነት እንዲኖራቸው ይረዳል።
- ማንኛውንም ፖስታ መያዝ እንዳለብዎ ይወስኑ። በአብዛኛዎቹ አጋጣሚዎች ፖስታዎቹ አላስፈላጊ ስለሆኑ ሊጣሉ ይችላሉ። ሆኖም ፣ እርስዎ የመላኪያ ማረጋገጫ ወይም የፖስታ ምልክት ማረጋገጫ ያስፈልግዎታል ብለው ካመኑ ታዲያ ፖስታውን በወረቀት ላይ ማጠንጠን እና አንድ ላይ ማስቀመጥ አለብዎት።
- ብዙ ወረቀቶች በአንድ ላይ መታጠፍ አለባቸው። ይህ ነገሮች እንዳይለያዩ ወይም እንዳይጠፉ ይከላከላል። ስቴፕሎች በወረቀት ክሊፖች ተመራጭ ናቸው (ሀ) በፋይሎች ውስጥ የበለጠ ወጥ ስለሚሆኑ (ለ) የመንሸራተት ችግር የለባቸውም።
ዘዴ 3 ከ 3 - ፋይሎችዎን መጠበቅ
ደረጃ 1. “ፋይል ለማድረግ” ቅርጫት ይጠቀሙ።
አዲስ የደብዳቤ ልውውጥ ወደ ቢሮዎ ሲገባ ወይም አዲስ የወረቀት ሥራ ሲፈጠር ፣ ወዲያውኑ ፋይል ላያስገቡት ይችላሉ። በሚችሉበት ጊዜ እንዲገቡ በአንድ ቦታ ላይ ማስገባት ያለባቸውን ሁሉ ማስቀመጥ አለብዎት። በጠረጴዛዎ ላይ ቅርጫት ፣ “ፋይል ለማድረግ” የተሰየመ ፣ እስኪዘጋጁ ድረስ እነዚህን ወረቀቶች ወደ ጎን ለማስቀመጥ ጥሩ መንገድ ነው።
ደረጃ 2. በማቅረቡ ላይ ለመሥራት ወጥነት ያለው ጊዜ መድቡ።
ከቻሉ አዲስ ወረቀቶችን በማቅረብ ላይ ሊሠሩ የሚችሉትን እያንዳንዱን ቀን ወይም ሳምንት ወጥነት ያለው ጊዜ ያዘጋጁ። ፋይልዎን የዕለት ተዕለት ሥራዎ አካል ካደረጉ ፣ እሱን የመከታተል ዕድሉ ከፍተኛ ነው።
- ለምሳሌ ፣ የቀኑን ወረቀቶች ለማስገባት የእያንዳንዱን ቀን የመጨረሻ ግማሽ ሰዓት መድበው ይሆናል። ይህ በቂ ጊዜ ካልሆነ ፣ ከዚያ ምሳ ከመሄድዎ በፊት እና ከዚያ ለቀኑ ከመውጣትዎ በፊት በየቀኑ ሁለት ጊዜ ፋይልዎን ለማድረግ ሊሞክሩ ይችላሉ።
- ለስኬት ቁልፎች ወጥነት እና ድግግሞሽ ናቸው።
ደረጃ 3. የፋይሎች መዳረሻ ያላቸው ሌሎች ስርዓቱን መረዳታቸውን ያረጋግጡ።
እርስዎ ፋይሎችዎን የሚጠቀሙት እርስዎ ብቻ ከሆኑ ታዲያ እርስዎ የፈጠሩትን ቅደም ተከተል በቀላሉ መጠበቅ መቻል አለብዎት። ሆኖም ፣ ሌሎች ሰዎች በፋይሎችዎ ውስጥ ያሉትን ወረቀቶች መጠቀም ከፈለጉ ፣ እርስዎ የፈጠሩትን ስርዓት መረዳታቸውን እና መከተላቸውን ማረጋገጥ አለብዎት። ወረቀቶች ከተሳሳቱ እና ትክክል ባልሆኑ አቃፊዎች ውስጥ ቢገቡ የማቅረቢያ ሥርዓት መኖሩ ጠቃሚ አይደለም።
በቢሮዎ ውስጥ ሌላ ሰው የሚፈልገውን ማንኛውንም ነገር እንዲያገኙ ካቀረቡ የበለጠ ቀልጣፋ እና የበለጠ ውጤታማ ከሆነ ከዚያ ሁሉንም ነገር በቀጥታ ወደ እርስዎ እንዲመልሱ ይጠይቋቸው። ከዚያ ሁሉም ነገር በትክክል እንደሚመረዝ እርግጠኛ መሆን ይችላሉ።
ደረጃ 4. አስፈላጊ ሰነዶችን ደህንነቱ በተጠበቀ ቦታ ያስቀምጡ።
አንዳንድ ልዩ ቁሳቁሶች በተለየ ፣ በልዩ ሥፍራዎች መያዝ ሊያስፈልጋቸው ይችላል። ለምሳሌ ፣ አንዳንድ ወረቀቶች በአስተማማኝ ሁኔታ ወይም በእሳት መከላከያ ቁልፍ ሳጥን ውስጥ መቀመጥ ሊያስፈልጋቸው ይችላል። አንዳንድ ቁሳቁሶችን ከጣቢያ ውጭ ፣ በባንክ ደህንነት ማስያዣ ሳጥን ውስጥ ወይም በኩባንያዎ ጠበቃ ቢሮ ውስጥ ማስቀመጥ ሊያስፈልግዎት ይችላል።
ደረጃ 5. ፋይሎችዎን በመደበኛነት ይገምግሙ።
ቢያንስ በዓመት አንድ ጊዜ ፣ ወይም ብዙ ጊዜ አስፈላጊ ከሆነ ፣ ፋይሎችዎን ለመገምገም የተወሰነ ጊዜ መመደብ አለብዎት። የዚህ ግምገማ ዓላማ ሊጣሉ የሚችሉ ወይም ምናልባት ከጣቢያ ውጭ ማከማቻ ተቋም የሚንቀሳቀሱ ወረቀቶች ወይም አጠቃላይ አቃፊዎች መኖራቸውን ለመወሰን ነው። አንድ ነገር ከእንግዲህ የማይፈለግ ከሆነ እሱን መጣል አለብዎት። በመደበኛነት ለመጠቀም የማይጠብቁት ነገር ግን እንደ መዝገብ መያዝ ሊያስፈልግዎት የሚችል ነገር ከሆነ ወደ ማከማቻ መላክ አለብዎት።
