ፋይል ማስገባት ብዙውን ጊዜ ለሥራ እና ለቤት አስፈላጊ ተግባር ነው። ረዘም ላለ ጊዜ መዝለልን ከዘለሉ ለመደርደር ሰዓታት ወይም ቀናትን የሚወስድ ትልቅ ቁልል ወረቀት ማከማቸት ይችላሉ። የገቢ መልእክት ሳጥንዎ እንዳይዝረከረክ ፣ በየቀኑ በሚቀበሏቸው ማናቸውም ወረቀቶች ውስጥ ይለዩ። ከዚያ ፣ ለእርስዎ የሚሰራ የማቅረቢያ ስርዓት ይፍጠሩ። አስፈላጊ ሰነዶችን በቀላሉ ማግኘት እንዲችሉ ወረቀቶችን ለመደርደር ስርዓትዎን ይጠቀሙ!
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 3 - ዕለታዊ የወረቀት ፍሰትዎን ማስተናገድ
ደረጃ 1. እስኪደረደሩ ድረስ ወረቀቶችን ለመያዝ ማዕከላዊ ሳጥን ውስጥ ይፍጠሩ።
ማዕከላዊ ሳጥን ውስጥ በየቀኑ በጠረጴዛዎ ወይም በመልዕክት ሳጥንዎ በኩል የሚመጡትን ወረቀቶች ሁሉ የሚያስቀምጡበት ነው። እያንዳንዱን ንጥል ለመደርደር እና ለማስተናገድ ጊዜ እስኪያገኙ ድረስ ተደራጅተው እንዲቆዩ ሊረዳዎት ይችላል።
- ትንሽ የካርቶን ሣጥን እንደ ማዕከላዊ ውስጠ-ሳጥንዎ መጠቀም ይችላሉ ፣ ወይም ለዚህ ዓላማ ልዩ ሳጥን ፣ ቅርጫት ወይም ትሪ ያግኙ።
- እንዳይረሱት በጠረጴዛዎ ጥግ ላይ ፣ ከፊትዎ በር አጠገብ ባለው ጠረጴዛ ላይ ወይም ሌላ በሚታይ ቦታ ላይ ሳጥኑን ያስቀምጡ።
ደረጃ 2. በየቀኑ በሳጥኑ ውስጥ ያልፉ እና አስፈላጊ ዕቃዎችን ያስቀምጡ።
አስቸኳይ ትኩረትዎን የሚሹ እቃዎችን ለመፈለግ በቀን አንድ ጊዜ በሳጥንዎ ውስጥ ያሉትን እያንዳንዱን ዕቃዎች ይመልከቱ። እነዚህ በቅርቡ የሚከፈልባቸው ሂሳቦች ፣ የድግስ ግብዣዎች ወይም ጊዜ-ተኮር ቅጾችን ሊያካትቱ ይችላሉ። ወዲያውኑ እነሱን መንከባከብ እንዲችሉ እነዚህን ዕቃዎች ወደ ጎን ያስቀምጡ።
አስቸኳይ ዕቃዎችን ለማስገባት ከመጀመሪያው ሣጥን በተለየ ቀለም ውስጥ ሁለተኛ ሣጥን ማግኘት ይፈልጉ ይሆናል። ለምሳሌ ፣ እነዚህ አስቸኳይ ዕቃዎች መሆናቸውን ለማመልከት ቀይ ሳጥን ማግኘት ይችላሉ።
ደረጃ 3. ለማስገባት የሚፈልጓቸውን ዕቃዎች በማቅረቢያ ሳጥን ውስጥ ያስቀምጡ።
ከማዕከላዊው ሳጥን እና ከአስቸኳይ ሳጥን ቀጥሎ አንድ ሦስተኛ ሳጥን ያስቀምጡ። ፋይል ለማድረግ ለሚፈልጓቸው ንጥሎች ይህንን እንደ የመሰብሰቢያ ነጥብ ይጠቀሙበት። እነሱን ለማስገባት ዝግጁ እስከሚሆኑ ድረስ ይህ እንዲደራጁ ይረዳዎታል።
ይህ ሳጥን ከሌሎቹ ሳጥኖች የተለየ ቀለም መሆኑን ያረጋግጡ። ያለበለዚያ ሳጥኖቹን ቀላቅለው ሊያገኙ ይችላሉ።
ደረጃ 4. አላስፈላጊ ዕቃዎችን በወረቀት ሪሳይክል ማጠራቀሚያ ውስጥ መጣል።
በሣጥንዎ ውስጥ የሚጨርሱ ማንኛውም አላስፈላጊ መልእክት ወይም ሌሎች አስፈላጊ ያልሆኑ ዕቃዎች በቀጥታ ወደ መልሶ ጥቅም ላይ ሊውሉ ይችላሉ። በሰነዶቹ ውስጥ ሲፈተሹ እነዚህን ዕቃዎች ይለዩዋቸው እና በሳጥን ውስጥ የተዝረከረከ ነገርዎን በነፃነት ለማቆየት ወዲያውኑ ወደ መያዣው ይዛወራሉ።
- ከሌሎቹ ሳጥኖችዎ ጋር እንዳያደናግሩት እንደገና ጥቅም ላይ የሚውለውን መያዣዎን መሬት ላይ ያኑሩ።
- ማንኛውም አላስፈላጊ ዕቃዎች ማንኛውም የግል መረጃ ከያዙ ፣ ከማስወገድዎ በፊት ይቅቧቸው።
ዘዴ 2 ከ 3 - የማመልከቻ ስርዓት መምረጥ
ደረጃ 1. እርስዎ ለማስተዳደር ብዙ ተግባራት ካሉዎት ወርሃዊ እና ዕለታዊ ፋይልን ይመድቡ።
ይህ የቲኬለር ፋይል ማድረጊያ ስርዓት በመባል የሚታወቅ ሲሆን በየቀኑ ማድረግ ያለብዎትን ለመከታተል ጥሩ መንገድ ነው። ለእያንዳንዱ ወር የፋይል አቃፊ እና ለወሩ ለእያንዳንዱ ቀን አቃፊ ይመድቡ። ከዚያ ንጥሎችን በፋይሎች ውስጥ ያስገቡ። በእነሱ ላይ ለመሥራት በሚፈልጉት ቀኖች መሠረት ዕቃዎቹን ፋይል ያድርጉ።
ለምሳሌ ፣ መስከረም 23 ቀን ሂሳብ መክፈል ከፈለጉ ፣ ከዚያ ሂሳቡን ለዚያ ቀን አቃፊ ውስጥ ያስገቡ።
ደረጃ 2. አስፈላጊ ሰነዶችን በእጅ ለማቆየት በፊደል ቅደም ተከተል አቃፊዎችን ፋይል ያድርጉ።
የፊደል አጻጻፍ ፋይል ለግለሰብ ሰዎች ፣ ለንግድ ሥራዎች ወይም ለርዕሶች ፋይሎችን ለማግኘት ጠቃሚ ነው። ብዙ ደንበኞች ካሉዎት እና በእያንዳንዳቸው ላይ ፋይል ለማቆየት ከፈለጉ ወይም የቤት ማስገባትን ለማስተዳደር ቀለል ያለ መንገድ ከፈለጉ ይህ ተስማሚ ሊሆን ይችላል።
- እንደ “ጆንስ ፣ ሱዛን” ወይም “ዋትሰን ፣ ዴቪድ” ባሉ የፋይሎች መለያዎች ላይ የግለሰቦችን የመጨረሻ ስም በመጀመሪያ ማስቀመጥዎን ያረጋግጡ።
- በንግድ ስም ሲያስገቡ እንደ “ዘ” ፣ “ሀ” እና “አን” ያሉ ቃላትን ችላ ይበሉ። ለምሳሌ ፣ ንግዱ “ኬክ እንስት አምላክ” ተብሎ የሚጠራ ደንበኛ ካለዎት ፣ ከዚያ በ “ኬክ” ውስጥ ባለው “ሐ” መሠረት ፋይል ያድርጉ ፣ እና በሚያስገቡበት ጊዜ በ “The” ውስጥ “T” ን ችላ ይበሉ።
ደረጃ 3. ለአጭር ጊዜ የማቅረቢያ ፍላጎቶች የቁጥር ፋይል ስርዓት ይምረጡ።
መዝገቦችን ለማቆየት የሚፈልጉት የአጭር ጊዜ ፕሮጀክት ካለዎት ከዚያ የቁጥር ፋይል ስርዓት በተሻለ ሁኔታ ሊሠራ ይችላል። ይህ ለእያንዳንዱ ሰነድ አንድ ቁጥር ሲመድቡ እና በቁጥር መሠረት ሲያስገቡት ነው። ሆኖም ፣ እርስዎ የትኛውን ሰነድ ከየትኛው ቁጥር ጋር እንደሚዛመድ መከታተል እንዳለብዎ ያስታውሱ ፣ ለምሳሌ የተመን ሉህ በመጠቀም።
- ለምሳሌ ፣ በማርች 14 ኛው ሳምንት የተቀበሉትን ንጥሎች በሙሉ 1 በተሰየመ የፋይል አቃፊ ፣ ከዚያ በማርች 21 ኛው ሳምንት ሁሉም ንጥሎች 2 በተሰየመ ፋይል ውስጥ ፣ ወዘተ.
- ሌላው አማራጭ ፋይሎቹን በቀን ስም መሰየምና በጊዜ ቅደም ተከተል ማደራጀት ነው። ለምሳሌ ፣ በግንቦት 2 ቀን 2018 የተቀበሉ ዕቃዎች 5/2/2018 በተሰየመ ፋይል ውስጥ ሊቀመጡ ይችላሉ።
ደረጃ 4. ንጥሎችን በፍጥነት እና በቀላሉ ለማግኘት ፋይሎችዎን ቀለም-ኮድ ያድርጉ።
ለእያንዳንዱ የፋይሎችዎ ምድብ አንድ ቀለም ይመድቡ። ይህ በጨረፍታ የፋይሎችን ምድብ እንዲያገኙ ይረዳዎታል።
- ለምሳሌ ፣ ለሕክምና ሂሳቦች ቀይ ፣ ሰማያዊ ለግብር እና ለመድን ሽፋን አረንጓዴ ይጠቀሙ።
- ባለቀለም-ኮድ የቁጥር ወይም የፊደላት ፋይሎች ፣ 1-25 ወይም A-G አረንጓዴ ፣ 25-50 ወይም ኤች-ኤም ሐምራዊ ፣ እና 50-75 ወይም ኤን አር ቢጫ ማድረግ ለቁጥር ወይም ለፊደል ክልል አንድ ቀለም ይመድቡ።
ደረጃ 5. በፋይሉ አቃፊ ላይ ተጨማሪ ተዛማጅ መረጃን ያካትቱ።
የፋይሉን ይዘቶች ወይም የሚፈለገውን ማንኛውንም እርምጃ ለመግለፅ ተጨማሪ መረጃ ማከልም የማመልከቻ ስርዓትዎን የበለጠ ቀልጣፋ ለማድረግ ይረዳል። ይህንን ለማድረግ የሚከተሉትን ንጥሎች 1 ወይም ከዚያ በላይ ማከል ይፈልጉ ይሆናል-
- የፋይል ቁጥር ወይም ስም
- የፋይል ርዕስ
- ፋይሉ የተከፈተበት እና የተዘጋበት ቀን
- የመምሪያው ወይም የቡድኑ ስም
- የኮምፒተር መዝገብ ቁጥር
- የማስወገጃ ቀን እና የማስወገጃ ዘዴ
ዘዴ 3 ከ 3 - ወረቀቶችን ወደ ፋይሎች ማደራጀት
ደረጃ 1. የቅርብ ጊዜውን ሰነድ በፋይሉ አናት ላይ ያስቀምጡ።
ይህንን ለማድረግ እንዲረዳዎት በሰነዱ ላይ የተዘረዘረውን ቀን ይጠቀሙ። ወረቀቶችዎ ፋይል ለማድረግ ዝግጁ ከሆኑ እና የማመልከቻ ስርዓትዎ ከተዋቀረ በኋላ እቃዎችን ወደ ፋይሎች ማስቀመጥ መጀመር ይችላሉ። ለመዳረስ ቀላል እንዲሆኑ ሁል ጊዜ ለእያንዳንዱ ፋይል በጣም የቅርብ ጊዜ ሰነዶችን በላዩ ላይ ማስቀመጥዎን ያረጋግጡ።
ለምሳሌ ፣ ለቤት ባለቤትዎ ኢንሹራንስ ፋይል ካለዎት ከዚያ የተከፈለ የቤት ባለቤትዎ መድን የቅርብ ጊዜውን መዝገብ በፋይሉ አናት ላይ ማስቀመጥ ይፈልጋሉ።
ደረጃ 2. ከሚዛመዷቸው ሰነዶች ጋር አባሪዎችን ይያዙ።
አግባብነት ያላቸው ደረሰኞች ወይም ሌሎች ሰነዶች ካሉዎት ከሌላ ሰነድ ጋር አብሮ መያዝ ካለብዎት በአንድ ፋይል ውስጥ አንድ ላይ መያዛቸውን ያረጋግጡ። እንዲያውም በሰነዱ ጀርባ ላይ አባሪዎችን ማጠንጠን ወይም የወረቀት ክሊፕ ማድረግ ይፈልጉ ይሆናል።
ለምሳሌ ፣ የኤሌክትሪክ ሂሳብዎን የሚከፍሉበት ደረሰኝ ካለዎት ፣ ማጣቀሻ ቢያስፈልግዎት ከሂሳቡ በስተጀርባ ያቆዩት።
ደረጃ 3. ትላልቅ ሰነዶችን ወደ ተለያዩ ፖስታዎች ያስቀምጡ።
ከሚዛመዷቸው ፋይሎች በስተጀርባ እነዚህን ፖስታዎች ማስገባት ይችላሉ። በፖስታው ፊት ላይ ያለውን ይዘቶች መግለጫ ማካተትዎን ያረጋግጡ። ይህ በፋይሎችዎ ውስጥ የተዝረከረከ ነገርን ለማስወገድ እና የማመልከቻ ስርዓትዎን ውጤታማነት ለማሻሻል ይረዳል።
ለምሳሌ ፣ እርስዎ ለሚሠሩበት ፕሮጀክት ንድፎች ካሉዎት ፣ እነዚህን ወደ ትልቅ ፖስታ ውስጥ ማስቀመጥ ይችላሉ።
ደረጃ 4. ዋናውን ሰነድ ፋይል ያድርጉ እና ማንኛውንም ቅጂዎች ያስወግዱ።
በፋይሎችዎ ውስጥ አንድ ንጥል ሲፈልጉ ብዜቶችን አለማስገባት ግራ መጋባትን ለመከላከል ይረዳል። ማናቸውም ብዜቶች ካጋጠሙዎት እነዚህን ያስወግዱ እና የመጀመሪያውን ሰነድ ብቻ ያስገቡ።
የትኛው ሰነድ ኦሪጅናል እንደሆነ እርግጠኛ ካልሆኑ ፣ ኦርጅናሌው እንዳለዎት ለማረጋገጥ ሁለቱንም ዕቃዎች ማስገባት ይኖርብዎታል። ሆኖም ፣ ይህንን ብዙ ጊዜ ላለማድረግ ይሞክሩ ወይም ፋይሎችዎ በፍጥነት ይበቅላሉ
ጠቃሚ ምክሮች
- አንድን ነገር ማስገባት ወይም እንደገና ጥቅም ላይ ማዋል አለመሆኑን እርግጠኛ ካልሆኑ ለ 30 ቀናት ያቆዩት እና ከዚያ እንደገና ይገምግሙት።
- አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ መረጃውን በሰነድ ውስጥ ጠብቆ እያለ አስፈላጊ ያልሆኑ ሰነዶችን መቃኘት የወረቀት ብክለትን ለማጽዳት ሌላ ጥሩ መንገድ ነው።
