በተከፈለ የክፍያ መጠየቂያ እና የግብር መረጃ የተሞላው የቤት ካቢኔ ወይም በተጠናቀቁ ፕሮጄክቶች እና ደረሰኞች የተሞላ የሥራ ካቢኔ ማደራጀት ከባድ ሊሆን ይችላል። የድሮ ፋይሎችን በማስወገድ ፣ ለእርስዎ የሚስማማውን የማቅረቢያ ስርዓት በማግኘት እና ያለማቋረጥ በማቆየት የእርስዎን ፋይል ካቢኔ ያደራጁ።
ደረጃዎች
የ 4 ክፍል 1 - የድሮ ሰነዶችን ማጽዳት
ደረጃ 1. ከሌለዎት የማመልከቻ ካቢኔ ይግዙ።
በበጀትዎ ውስጥ ለቤትዎ ወይም ለቢሮዎ ጥሩ መጠን ያለው ጥሩ ጥራት ያለው ካቢኔን ይፈልጉ። ቤትዎን ሊመቱ የሚችሉ ማናቸውም የተፈጥሮ አደጋዎች ካሉ የእሳት መከላከያ እና የውሃ መከላከያ ካቢኔን ያስቡ። የእንደዚህ ዓይነት ካቢኔዎች ጥቅል በአከባቢ መደብሮች ፣ የቤት ዕቃዎች ሱቆች ፣ የአናጢነት ሱቆች እና የገቢያ ማዕከሎች ውስጥ ይገኛል።
ደረጃ 2. በፋይሎችዎ ውስጥ ማለፍ ይጀምሩ።
በግልጽ ያረጀ ወይም አላስፈላጊ የሆነ ማንኛውንም ነገር ለየብቻ ያስቀምጡ። ወደ ጎን አስቀምጥ
- ከአሁን በኋላ እርስዎ ለሌሏቸው ምርቶች ደረሰኞች።
- አላስፈላጊ መልዕክት
- ከአሁን በኋላ ለማይጠቀሙባቸው አገልግሎቶች የድሮ ሂሳቦች
- ከድሮ ሥራ የንግድ ደብዳቤዎች
- ከእንግዲህ የማያስፈልጉዎት ማህተሞች
ደረጃ 3. ነገሮችን ለማስወገድ አይፍሩ።
እንደ የልደት የምስክር ወረቀቶች እና የግብር መረጃዎች ያሉ የተወሰኑ ሰነዶች በግልጽ አስፈላጊ ቢሆኑም ፣ አስፈላጊ የሚመስሉ አላስፈላጊ ደብዳቤዎች ወይም የቆዩ ደረሰኞች ሊኖሩ ይችላሉ። ውሳኔዎን በሚወስኑበት ጊዜ ስለ እያንዳንዱ ሰነድ ያስቡ እና ለወደፊቱ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል ብለው ያስቡ። ለአንድ ዓመት ቢጠፋ ካላጡት ፣ እሱን መጣል ጥሩ ነው።
ደረጃ 4. ነገሮችን በሥራ ላይ ሲጥሉ ይጠንቀቁ
እርስዎ ከሚያስቡት በላይ አስፈላጊ ሊሆን ስለሚችል ማንኛውንም ነገር ከመጣልዎ በፊት ተቆጣጣሪዎችዎን መጠየቅዎን ያረጋግጡ። ነገሮችዎ ለምን ያህል ጊዜ መጠበቅ እንዳለባቸው እና እንዴት መወገድ እንዳለባቸው የእርስዎ ኩባንያም ፖሊሲዎች ሊኖረው ይችላል።
ደረጃ 5. የትኞቹ ነገሮች መቀመጥ እንዳለባቸው ይወስኑ።
ይህ በአጠቃላይ በምን ያህል የቅርብ ጊዜ ወይም ጠቃሚ እንደሆኑ ላይ የተመሠረተ ነው። አስተዋይነትን ይጠቀሙ እና ሰነዶቹ ለወደፊቱ ጠቃሚ ወይም አስፈላጊ ይሆኑ እንደሆነ ያስቡ። በእውነቱ አስፈላጊ ከሆኑ ያቆዩአቸው። ለግብር መረጃ ፣ ለኢንሹራንስ መዛግብት እና አስፈላጊ ሰነዶች ፣ ለሚከተሉት ጊዜያት ያቆዩዋቸው -
- የግብር ተመላሽ መረጃን ለ 7 ዓመታት ፣ እንዲሁም ከግብርዎ ለተቀነሱት ዕቃዎች ማንኛውንም ደረሰኝ ያስቀምጡ። ግብር ከገቡ በኋላ እስከ IRS ድረስ ማንኛውንም ተመላሽ (IRS) ኦዲት ማድረግ ይችላል።
- የኢንሹራንስ መዝገቦችን ፣ የሞርጌጅ መግለጫዎችን እና የበጎ አድራጎት ልገሳዎችን ማረጋገጫ እስከ ሦስት ዓመት ድረስ ያቆዩ።
- እንደ የልደት እና የጋብቻ የምስክር ወረቀቶች ፣ የማኅበራዊ ዋስትና ካርዶች ፣ ርዕሶች ፣ ድርጊቶች እና ፓስፖርቶች ያሉ በጣም አስፈላጊ ሰነዶችን መያዝዎን ያረጋግጡ። እነሱን ደህንነት ይጠብቁ እና በጭራሽ አያስወግዷቸው።
ደረጃ 6. እርስዎ ያስቀመጧቸውን እያንዳንዱን ሰነድ ይከርክሙ።
ያልተሸፈኑ ሰነዶችን መጣል የግል መረጃዎን ለሚመለከተው ሁሉ እንዲጋለጥ ሊያደርግ ይችላል። ሰነዱ ስሱ ስለመሆኑ እርግጠኛ ባይሆኑም ፣ አድራሻዎችን ፣ የልደት ቀኖችን ወይም ሌላ መረጃን ሊይዝ ስለሚችል እሱን መቦጨቱ የተሻለ ነው።
ደረጃ 7. ዲጂታል ሚዲያን እንዲሁ ያጥፉ ወይም ያጥፉ።
ብዙ ከተሞች እና ንግዶች የአከባቢው ሰዎች ወይም ሰራተኞች አሮጌ ፍሎፒ ዲስኮች ፣ ሲዲዎች ወይም ሃርድ ድራይቭዎች እንዲጠፉ የሚያመጡባቸው ቀናት ይፈርሳሉ። እነሱ በትክክል መከናወናቸውን ያረጋግጣሉ።
ክፍል 2 ከ 4 - አስፈላጊ ሰነዶችዎን ማደራጀት
ደረጃ 1. ቀሪዎቹን ፋይሎች ለማደራጀት ይጀምሩ።
ወደ ዴስክ ወይም ትልቅ ጠረጴዛ ይሂዱ እና ለእርስዎ ምክንያታዊ እና አስተዋይ በሆኑ ወረቀቶች ውስጥ ወረቀቶችን ያደራጁ። እነዚህ የእርስዎ የግል ፋይሎች ይሆናሉ። የሚፈልጉትን በትክክል እንዲያገኙ የሚያግዙዎትን ክምር ያድርጉ። ለቤት ውስጥ ካቢኔቶች ምድቦችን ግምት ውስጥ ያስገቡ-
- መገልገያዎች
- አውቶማቲክ
- የህክምና
- ጴጥ
- ንግድ
- ቤት
- ግብሮች
- ፋይናንስ
ደረጃ 2. የሥራ ካቢኔዎችን በተመለከተ የሥራ ባልደረቦቻቸውን ምክር ይጠይቁ።
በሥራ ቦታዎ ወረቀቶችን ለማደራጀት የተወሰኑ የኩባንያ ስምምነቶች ሊኖሩ ይችላሉ። ካልሆነ በቅደም ተከተል ወይም በፊደል ቅደም ተከተል ፋይል ያድርጉ። ሥርዓታማ የሥራ ባልደረቦቻቸውን ምን ዓይነት ሥርዓቶች እንደሚሠሩላቸው ይጠይቁ።
ደረጃ 3. ምድቦችዎን ቀላል ያድርጉ።
ይበልጥ በተረዱት ቁጥር ብዙ ፋይሎች ይኖሩዎታል ፣ ይህ ማለት በካቢኔዎ ውስጥ የበለጠ ትርምስ ማለት ነው። ዋና ፋይሎችዎን የበለጠ አጠቃላይ ያቆዩ እና ከዚያ በውስጣቸው ሰነዶችን ያደራጁ።
ደረጃ 4. በስም ወይም በቀን ለማደራጀት ይወስኑ።
አንዴ እያንዳንዱን ወረቀት በትክክለኛው ክምር ውስጥ ከለዩዋቸው ፣ በቀላሉ ለማግኘት በሚያስችል መንገድ ማደራጀት ይጀምሩ።
- በፊደላት ዝርዝር ውስጥ ፣ ልክ እንደ ደረሰኞች ላይ ያሉ የምርት ስሞች ፣ ከዝያ ቁልቁል ላይ እስከ ሀ ድረስ የሚሠሩ ንጥሎችን ከዝርዝሩ አናት ላይ ያስቀምጡ።
- እንደ የታክስ ተመላሾች ቀኖች ቅደም ተከተሎች ፣ በጣም የቅርብ ጊዜ ሰነዶችን በቁልል አናት ላይ ያስቀምጡ ፣ ከታች ወደ ጥንታዊ ሰነዶች አቅጣጫ ይሰራሉ።
ደረጃ 5. እያንዳንዱን ቁልልዎን ወደ አቃፊ ውስጥ ያስገቡ።
በቁልል አናት ላይ ያለው ሰነድ በአቃፊው ፊት ላይ እንዲሆን ወረቀቶቹን ያስገቡ። ይህ ሰነዶቹን እርስዎ እንዳደራጁዋቸው በተመሳሳይ ቅደም ተከተል ያስቀምጣል።
ክፍል 3 ከ 4 - ፋይሎችን በቀላሉ ማግኘት
ደረጃ 1. እያንዳንዱን አቃፊ በግልፅ ይሰይሙ።
በትሩ ላይ ያለው ጽሑፍ ትልቅ ፣ ሊነበብ የሚችል እና ለእርስዎ እና በቢሮዎ ወይም በቤተሰብዎ ውስጥ ላሉት ሰዎች ትርጉም ያለው መሆኑን ያረጋግጡ። ለተጨማሪ ግልፅነት የመለያ ሰሪ ይጠቀሙ።
ደረጃ 2. እያንዳንዱ መሳቢያ የየራሱን ምድብ እንዲይዝ ያድርጉ ፣ እንዲሁም እንደዚሁም በግልጽ ይሰይሙት።
እያንዳንዱን መሳቢያ የተለየ ምድብ ባለው ለእርስዎ ትርጉም በሚሰጡ መንገዶች ፋይሎችዎን በመሳቢያዎች መካከል ይከፋፍሉ። እያንዳንዱ ምድብ ተዛማጅ ፋይሎችን መያዝ አለበት ፣ ይህም ነገሮችን በቀላሉ እንዲያገኙ ይረዳዎታል።
- እንደ የግብር ሰነዶች ፣ የኢንቨስትመንት ፋይሎች እና የሞርጌጅ መግለጫዎች ያሉ የፋይናንስ መረጃዎች በአንድ መሳቢያ ውስጥ ሊገቡ ይችላሉ።
- እንደ የልደት የምስክር ወረቀቶች ፣ ፓስፖርቶች እና የህክምና መዝገቦች ያሉ የግል ሰነዶች በሌላ መሳቢያ ውስጥ ሊገቡ ይችላሉ።
- ለተለያዩ ዕቃዎች የመማሪያ ማኑዋሎች በሌላ ውስጥ ሊገቡ ይችላሉ።
ደረጃ 3. ባለቀለም አቃፊዎችን መጠቀም ያስቡበት።
ተጓዳኝ ቀለሙን ለማስታወስ ከወሰኑ ፣ ወረቀቶችዎን ለማግኘት በጣም ቀላል ያደርጋቸዋል። አስቀድመው የማኒላ አቃፊዎች ካሉዎት በድምቀቶች ወይም ባለቀለም ጠቋሚዎች ቀለም ይጨምሩላቸው። ባለቀለም ስያሜዎች ለተመሳሳይ ዓላማ በበለጠ በድብቅ ጥቅም ላይ ሊውሉ ይችላሉ።
ደረጃ 4. በመሳቢያዎ ውስጥ ንዑስ ምድቦችን ለመፍጠር የእርስዎን የቀለም ስርዓት ይጠቀሙ።
ለምሳሌ የመረጃ ቁሳቁስ መሳቢያ ለምሳሌ እንደ “ኤሌክትሮኒክስ ማኑዋሎች” ፣ “የኃይል መሣሪያ ማኑዋሎች” እና “የአቅርቦት ማኑዋሎች ማጽጃ” ባሉ አቃፊዎች ውስጥ ሊከፋፈል ይችላል።
ደረጃ 5. ትርጉም የማይሰጥ ከሆነ ስርዓትዎን ይለውጡ።
ከአንድ ወይም ከሁለት ወር አጠቃቀም በኋላ ፣ ለእርስዎ የማይሰሩትን ነገሮች ለመለወጥ አይፍሩ። የተለያዩ ፋይሎችን ወደ ግንባር ያንቀሳቅሱ ፣ ወይም ለመለየት አስቸጋሪ የሆኑ ምድቦችን ይሰብሩ። ያስታውሱ የማስገቢያ ካቢኔዎ ለእርስዎ ስርዓት ነው ፣ እና ከስራ ፍሰትዎ ጋር መጣጣም አለበት።
ክፍል 4 ከ 4 - ድርጅቱን መጠበቅ
ደረጃ 1. ተደራጅተው ለመቆየት ንቁ ይሁኑ።
በሚገቡበት ጊዜ ለደብዳቤ እና ሰነዶች ወዲያውኑ ትኩረት ይስጡ ፣ እና አንዴ ካስተናገዷቸው በኋላ ወዲያውኑ ፋይል ያድርጉ።
ደረጃ 2. በቤትዎ ወይም በቢሮ ጠረጴዛዎ ላይ የገቢ መልእክት ሳጥን ያዘጋጁ።
ገቢ ደብዳቤዎን በቀን አንድ ጊዜ ይመልከቱ። በዚህ መንገድ ማንኛውንም ነገር አያጡም ፣ እና አይከማችም። ፋይል ማድረጉ በአንድ ጊዜ ትንሽ ተከናውኗል።
ደረጃ 3. ካቢኔዎን ብዙ ጊዜ ያደራጁ።
ዓመታዊ መልሶ ማደራጀት ይመከራል ፣ እና ብዙ ፋይሎች ካሉዎት በየሩብ ዓመቱ እንኳን ሊያጸዱት ይችላሉ። ካቢኔዎችን በማቅረቢያ ውስጥ ዋናው የተዝረከረከ ምንጭ ከአሁን በኋላ የማይፈልጓቸው የቆዩ ሰነዶች ናቸው ፣ ስለሆነም አሮጌዎቹን ነገሮች እንደ አስፈላጊነቱ ያፅዱ እና ይቁረጡ።
ደረጃ 4. አንዳንድ ፋይሎችዎን ወደ ዲጂታል ሚዲያ መለወጥ ያስቡበት።
በዲጂታል ቅርጸት ብዙ ሰነዶች በሚይዙበት ጊዜ ፣ በማቅረቢያ ካቢኔ ውስጥ ያነሰ የአካል ብክለት ይኖርዎታል። ለመቃኘት ጥሩ እጩዎች ደረሰኞችን ፣ የስጦታ ማረጋገጫዎችን ወይም የባንክ መግለጫዎችን ያካትታሉ። አንዳንዶቹ ቀድሞውኑ በመስመር ላይ ሊገኙ ይችላሉ።
ደረጃ 5. ዋና ሰነድ ያዘጋጁ።
በሰነዱ ውስጥ ፣ የማቅረቢያ ስርዓትዎ እንዴት እንደሚሰራ እና ነገሮች የት እንደሚገኙ ያብራሩ። ድንገተኛ ወይም ያልታሰበ ችግር ሲያጋጥም ፣ ሌሎች የእርስዎን ፋይሎች እንዴት እንደሚፈልጉ ማወቅ ሊያስፈልጋቸው ይችላል።
ጠቃሚ ምክሮች
- የማወቅ ጉጉት ያላቸው ልጆች ካሉዎት ወይም የቤተሰብ አባሎቻችሁን የሚያቃጥሉ ከሆነ የማመልከቻ ካቢኔዎቻችሁን እንደተቆለፉ ያቆዩዋቸው።
- መቆለፊያውን በመክፈት ላይ ችግር ካጋጠመዎት ፣ የማመልከቻ ካቢኔ መቆለፊያ እንዴት እንደሚመረጥ ይመልከቱ።
- የፋይል ካቢኔው በቂ ደህንነቱ የተጠበቀ አይደለም ብለው ከተጨነቁ እንደ ልደት የምስክር ወረቀቶች ወይም የባለቤትነት ማረጋገጫ ሰነዶች ያሉ በጣም ስሱ የሆኑ ሰነዶችን በደህንነት ማስቀመጫ ሣጥን ወይም በእሳት መከላከያ ሰነድ መያዣ ውስጥ ያከማቹ።
ማስጠንቀቂያዎች
- የመሬት መንቀጥቀጥ ተጋላጭ በሆነ አካባቢ ውስጥ የሚኖሩ ከሆነ ፣ የተረጋጋ ካቢኔዎችን ወደ የተረጋጋ ግድግዳ። ይህ የመሬት መንቀጥቀጥ በሚከሰትበት ጊዜ በአንድ ሰው ላይ ከመውደቅ ወይም በር እንዳይዘጋባቸው ያደርጋቸዋል።
- ፋይሎችዎን በጥንቃቄ ይጫኑ። አንድ የላይኛው መሳቢያ ከሞላ እና ከሱ በታች ያሉት መሳቢያዎች ባዶ ከሆኑ ወደ ላይ ሊጠቁም ይችላል።
